Politique de confidentialité

Contexte

La Fondation Olo a à cœur la vie privée des employés, donateurs, bénévoles et familles ainsi que leurs proches.

En tant qu’organisation qui œuvre à la fois à réaliser sa mission auprès des bébés et des familles et à acquérir et fidéliser des donateurs, la Fondation Olo recueille, utilise et divulgue quotidiennement des renseignements aux fins de la prestation de ses services en matière de sollicitation de contributions de diverses formes, de participation à des événements, des tirages et des loteries.

Or, l’information sur la confidentialité des renseignements personnels est importante pour nous. La Fondation Olo vise à se confirmer aux normes éthiques les plus rigoureuses lors du traitement de tous les renseignements, particulièrement les renseignements personnels.

Objectif

L’objectif de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels est de vous aider à comprendre les pratiques en matière de cueillette, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels de la Fondation Olo. En fournissant à la Fondation Olo des renseignements personnels (par l’intermédiaire de son site Web, en complétant un formulaire de dons), par courriel, en personne ou par téléphone), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique sur la protection des renseignements personnels, et vous autorisez la Fondation Olo, ses tiers et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous (voir 4).

Portée et limites

La présente Politique sur la protection des renseignements personnels s’applique à l’espace numérique de la Fondation Olo, c’est-à-dire à son site Web, aux formulaires de don qu’elle développe, sur les sites Web de ses fournisseurs, à sa base de données et serveur.

En revanche, elle ne s’applique pas aux sites Web de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur le présent site Web, et la Fondation Olo n’est nullement responsable à l’égard de tels sites Web de tiers. Si vous suivez un lien vers un site Web de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre des renseignements personnels.

Fondation Olo – historique et activité

Créée en 1991, la Fondation Olo est née de la mobilisation des équipes en périnatalité de 47 CLSC au Québec. Aujourd’hui, elle agit de concert avec tout le réseau de santé et de services sociaux et un nombre grandissant d’organisations de la communauté, avec une approche innovante qui a fait ses preuves pour accompagner les femmes enceintes et les familles vulnérables.

Son histoire

Informées de la méthode d’intervention nutritionnelle Higgins® (Œuf-Lait-Orange) du Dispensaire diététique de Montréal, berceau de l’approche Olo, les intervenantes en périnatalité de la région de Valleyfield démarrent un premier projet Olo au début des années 1980.
Créée en 1991, la Fondation Olo est le résultat d’une inspirante mobilisation des professionnels en périnatalité du réseau de la santé et des services sociaux partout au Québec.
Entre 1991 et 2005, le nombre de CLSC membres de la Fondation Olo passe de 47 à 140. Dès le milieu des années 90, la plupart des CLSC sont membres. 30 ans plus tard, ils le sont tous, à travers les CISSS et les CIUSSS.

Une évolution en 3 chapitres pour mieux accompagner et rejoindre les familles

1er chapitre : 1991-2013 : Intervention nutritionnelle auprès des femmes enceintes
2e chapitre : 2013-2018 : Prolongement de l’action après la naissance, donc dans les 1000 premiers jours de vie, et ajout d’un volet d’éducation à la saine alimentation
Début du 3e chapitre : 2018 à aujourd’hui : Élargissement de l’impact en ralliant les organisations de la communauté ainsi que les communautés autochtones

Organismes de la communauté

En 2018, la Fondation Olo a franchi une nouvelle étape en développant son approche et sa présence auprès des organismes de la communauté. Depuis, près de 500 organisations ont manifesté un intérêt de collaboration en commandant gratuitement la Trousse Découverte présentant les messages et les outils de la Fondation Olo.

De ces organisations, présentes partout au Québec, nous décomptons 143 maisons de la famille, 86 bibliothèques publiques, 46 cuisines collectives, 37 banques alimentaires, 15 Centres de ressources périnatales, 74 regroupements de partenaires et 27 halte-garderie.

Communautés autochtones

La Fondation Olo développe également, depuis peu, une collaboration avec les communautés autochtones du Québec.

Actuellement, la Fondation Olo compte 2 membres parmi les communautés des Premières Nations (Centre de santé de Mashteuiatsh et Centre de santé d‘Opitciwan). 17 organismes ou communautés autochtones ont reçu la Trousse Découverte (7 communautés des Premières Nations, 4 communautés cries, 2 villages nordiques (Nunavik), 4 centres d’amitié autochtone).

Fin 2020, un comité de développement pour cette nouvelle collaboration a été mis sur pied regroupant notamment des représentantes de 5 communautés des Premières Nations.

Une efficacité prouvée à plus d’une reprise

En 2016, la Fondation Olo voit son efficacité soulignée dans une étude réalisée par Catherine Haeck et Pierre Lefebvre, deux chercheurs en économie de l’Université du Québec à Montréal. Les conclusions de cette étude démontrent notamment que :

L’intervention Olo contribue à réduire de 1,6 fois le risque que le bébé naisse avec un faible poids (c’est-à-dire moins de 5,5 livres).
Il engendre aussi des impacts positifs sur la réussite éducative plus tard dans l’enfance.

La Fondation Olo, tournée vers l’avenir

Malgré tout le chemin parcouru, il reste encore beaucoup de travail à réaliser pour améliorer la santé des bébés, et ce, aux quatre 4 coins du Québec. Au cours des 30 dernières années, la Fondation Olo a su évoluer, s’adapter et grandir pour mieux répondre aux besoins des familles vulnérables. C’est donc avec le regard tourné vers l’avenir et la tête remplie de projets novateurs que la Fondation Olo entame la prochaine décennie.

Quels renseignements personnels recueille la Fondation Olo?

La Fondation Olo peut recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de ses activités et prestations de services. Les renseignements personnels désignent toute information sur un individu à partir de laquelle cette personne peut être identifiée. La Fondation Olo peut recueillir, utiliser, stocker et transférer différents types de renseignements personnels vous concernant, y compris :

Des coordonnées professionnelles et/ou personnelles, comme un prénom, un nom, adresse(s), adresse(s) électronique(s), date de naissance et numéro(s) de téléphone;
Des renseignements biographiques comme un titre de poste, le nom d’un employeur, le parcours professionnel et/ou personnel, des photos et du contenu vidéo ou audio;
Des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication, de même que des renseignements connexes comme des préférences alimentaires, des commentaires et des réponses à des sondages;
Des renseignements relatifs à l’historique de contributions, de participation à des événements de l’organisation, à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;
Des renseignements liés aux transactions comme le montant (don et commande), le ode de paiement (carte de crédit, chèque, etc.) les informations financières (type de carte, 4 derniers chiffres, date d’expiration et nom du détenteur), la destination du don (campagne), le type de don ou le(s) produit(s) acheté(s).
Des renseignements relatifs à des services, comme des détails concernant des services que la Fondation Olo vous rend;
Des renseignements sur votre parcours professionnel, vos réseaux, votre implication sociale, vos affiliations professionnelles et liens familiaux;
Des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel par la Fondation Olo;
Des renseignements sur l’utilisation du site Web et d’autres renseignements techniques, comme des détails concernant les visites sur les sites Web de la Fondation Olo, votre interaction avec ses publicités et son contenu en ligne, ou des renseignements recueillis au moyen de témoins et d’autres technologies de suivi;

La Fondation Olo peut recueillir, en de rares occasions et dans des circonstances exceptionnelles, d’autres types de renseignements, comme :

Des renseignements qui lui sont fournis par ses clients ou pour le compte de ceux-ci ou qu’elle produit dans le cadre de ses prestations de services et qui pourraient, lorsque cela est pertinent, comprendre des catégories spéciales de renseignements personnels (notamment l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale ou l’orientation sexuelle etc.);
Des renseignements comme votre politique de dons et investissements communautaires, vos contributions, les organismes bénéficiaires et ce envers quoi ils sont dédiés s’il y a lieu, la reconnaissance obtenue, le processus de décision et les personnes impliquées dans l’organisation et ce processus;
Tout autre renseignement personnel fourni. Veuillez prendre note que si vous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes (comme vos clients, vos administrateurs, vos dirigeants, vos actionnaires ou vos propriétaires véritables), vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous fournissez leurs renseignements et d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements;
Tout renseignement complémentaire à un don, comme un commentaire ou des renseignements concernant une personne à aviser dans le cas d’un don « À l’honneur de » ou « In memoriam »;
Le cas échéant, les preuves du consentement qui a été donné (date, heure, moyen), dans des circonstances où un tel consentement est nécessaire pour le traitement des renseignements personnels;

Personnes mineures

La Fondation Olo ne recueille pas sciemment de renseignements auprès d’enfants ou d’autres personnes âgées de moins de 14 ans. Si vous êtes un mineur de moins de 14 ans, veuillez ne pas fournir de renseignements personnels sans le consentement d'un parent ou d'un tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants ont fourni des renseignements personnels, veuillez contacter la Fondation Olo. Si la Fondation Olo apprend le recueille des renseignements personnels d'enfants mineurs sans vérification du consentement parental, elle prendra des mesures pour supprimer ces renseignements de ses serveurs.

Comment la Fondation Olo collecte-t-elle vos renseignements personnels?

La Fondation Olo collecte vos renseignements personnels auprès de vous-même et lors de ses interactions avec vous, comme suit :

Lorsque vous faites un don à la Fondation Olo, quel que soit la forme de votre don;
Au cours d’entrevue, de témoignages et d’enregistrement à des fins d’utilisation consenties sur ses plateformes;
Lors de l’inscription à ses évènements bénéfices;
Lors de votre inscription à ses événements, formations et infolettres;
Lors de votre inscription comme bénévole;
Lorsque vous interagissez avec son site web;

La Fondation Olo reçoit occasionnellement des informations vous concernant de la part de tiers, comme suit :

Des fournisseurs d’analyse tels que Google Analytics;
Réseaux publicitaires tels que Facebook et Google AdWords;
Fournisseurs d’informations de recherche tels que Google;
Informations publiquement accessibles vous concernant.

La Fondation Olo collecte également des informations accessibles au public notamment sur les plateformes publiques, y compris son site Internet.

Comment la Fondation Olo utilise-t-elle les renseignements personnels?

La Fondation Olo peut utiliser les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après, avec votre consentement ou, le cas échéant, selon une autre base légale. Dans chaque cas, la Fondation Olo indique pour quels motifs elle utilise vos renseignements personnels :

Afin de fournir ses services ainsi que pour la conduite de ses affaires, pour administrer et exécuter ses services, y compris pour exécuter ses obligations découlant de toute entente conclue entre vous et la Fondation Olo.
Afin de faciliter l’utilisation de ses sites Web et de s’assurer que le contenu est pertinent et pour s’assurer que le contenu de ses sites Web est présenté de la manière la plus efficace pour vous et pour votre appareil.
À des fins de marketing et de développement des affaires – pour fournir des détails sur les nouveaux services, de l’information sur les développements de l’organisation et de son secteur et des invitations à des séminaires et événements lorsqu’une personne a choisi de recevoir de tels renseignements.
À des fins de recherche et de développement (y compris du point de vue de la sécurité) – pour réaliser des analyses permettant d’améliorer son site web, ou ses infolettres, de mieux comprendre les exigences de ses clients en matière de service et de marketing et de mieux comprendre l’organisme et élaborer ses services et offres.
À des fins de recrutement – pour lui permettre de traiter des demandes d’emploi et d’évaluer si une personne répond aux exigences du poste pour lequel elle pourrait postuler chez Fondation Olo.
Afin de satisfaire à ses obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques.
Pour prévenir la fraude et/ou effectuer d’autres vérifications d’antécédents qui pourraient être notamment requises à tout moment aux termes de la loi ou de la réglementation applicable et/ou des pratiques exemplaires (si des renseignements faux ou inexacts sont fournis ou si une fraude est constatée ou soupçonnée, de l’information pourrait être transmise à des organismes de prévention de la fraude et pourrait être enregistrée par la Fondation Olo ou par de tels organismes). Lorsqu’elle traite des renseignements personnels de catégories spéciales, la Fondation Olo peut également se fonder sur des éléments d’intérêt public importants (prévention ou détection des crimes) ou des réclamations fondées en droit;
Pour faire respecter ses droits, pour satisfaire à ses obligations légales ou réglementaires en matière de communication d’information ou pour protéger les droits de tiers.
Afin de s’assurer d’être payés – pour recouvrer des paiements qui lui sont dus et, s’il y lieu, pour faire exécuter de tels recouvrements en faisant appel à des agences de recouvrement de créances ou en prenant d’autres moyens juridiques (y compris en intentant des démarches judiciaires).
Afin de réorganiser ou de modifier son organisme – si la Fondation Olo entreprend une réorganisation (par exemple, en fusionnant, en regroupant ou en cédant une partie de la mission de son organisme), elle pourrait devoir transférer une partie ou la totalité des renseignements personnels à un tiers applicable (ou à ses conseillers) dans le cadre de tout processus de vérification diligente ou de transfert à cette entité issue d’une réorganisation ou à ce tiers aux mêmes fins que celles énoncées dans la présente Politique sur la protection des renseignements personnels ou aux fins de l’analyse de toute réorganisation proposée. La Fondation Olo prendra dans une telle situation tous les moyens possibles pour assurer la protection et la sécurité des renseignements personnels.

Avec qui la Fondation Olo partage-t-elle des renseignements personnels?

La Fondation Olo est un organisme à but non lucratif dument incorporé et reconnu comme organisme de bienfaisance, par conséquent, les renseignements personnels que la Fondation recueille peuvent être transmis à toute entité de son réseau et être traités par une telle entité. Elle peut également partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment les suivants :

Des bénévoles et clients de la Fondation Olo pour les fins de recrutement de ressources humaines, de bénévoles et des fins de sollicitation de contributions financières ou autres;
Des tiers fournisseurs de service et/ou partenaires, notamment ceux qui fournissent à la Fondation Olo des services de sollicitations de dons, analyse de bases de données, sites Web, de développement d’applications, d’hébergement, d’entretien et d’autres services. Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils fournissent. La Fondation Olo limite les renseignements fournis à ses fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions, et les contrats conclus avec ces fournisseurs de services exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité de ces renseignements;
Des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent. Pour plus de précision, la Fondation Olo peut divulguer des renseignements personnels et d’autres renseignements si elle y est tenue en vertu des lois, notamment fiscales, ou si elle croit de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, en réponse à une ordonnance d’un tribunal ou à une assignation à témoigner ou à un mandat de perquisition du gouvernement, ou autrement pour collaborer avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d’application de la loi;
La Fondation Olo n’utilisera les renseignements personnels dans le seul but d’atteindre l'objectif principal et l'objectif légitime applicable pour lesquels ils ont été collectés, ou à des fins compatibles avec cet objectif principal.

L’organisme utilise les services de sites tiers, comme Google et Facebook, pour promouvoir ses contenus et des offres.

Lorsque vous visitez le site internet de la Fondation Olo, ces tiers peuvent utiliser des témoins, pixels invisibles ou autres technologies similaires sur votre disque dur pour collecter ou recevoir des informations à propos de votre navigation sur le site internet et ailleurs sur Internet. Ces technologies permettent de diffuser des publicités pertinentes et ciblées en fonction de vos centres d’intérêt. Vous pouvez consulter les témoins et les détruire si vous le désirez. Vous en avez donc le plein contrôle. La Fondation Olo vous conseille de vous référer aux paramètres de votre navigateur pour effectuer les modifications appropriées.

Si vous souhaitez que des sites tiers stockent des témoins sur votre disque dur en vue de vous offrir de la publicité ciblée, vous pouvez activer cette option.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la Politique sur les témoins (cookies – voir p. 12).

Pendant combien de temps la Fondation Olo conserve-t-elle les renseignements personnels?

La Fondation Olo ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique sur la protection des renseignements personnels et pour se conformer à ses obligations légales et réglementaires.

Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle la Fondation Olo conserve les renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec la Fondation Olo ».

Où la Fondation Olo conserve-t-elle les renseignements personnels et en transfert-elle à l’extérieur du Québec?

Les renseignements personnels recueillis sont conservés dans une base de données sécurisée et reconnue. Ils sont également conservés sur les sites Internet et serveurs de la Fondation Olo.

Les renseignements personnels que la Fondation Olo recueille et conserve dans sa base de données et sur ses sites Internet sont sauvegardés sur des serveurs situés sur le territoire de la province de Québec. Les renseignements conservés sur ses serveurs sont sauvegardés au Québec et hors Québec, mais n’excédant pas le territoire du Canada,

Tous les documents contenant des renseignements personnels que la Fondation Olo pourrait être susceptibles d’imprimer sont conservés dans des endroits sécurisés tel que des classeurs, le tout dans un local verrouillé au sein de ses locaux.

Comment la Fondation Olo protège-t-elle les renseignements personnels?

La Fondation Olo suit les normes généralement acceptées dans le secteur pour protéger les renseignements qui lui sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois qu’elle les a reçus. Elle maintient des mesures de protection physiques, techniques ou administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en sa possession. La Fondation Olo a pris des mesures pour garantir que les seuls membres du personnel qui ont accès à vos renseignements personnels sont ceux ayant besoin de les connaître ou dont les fonctions exigent raisonnablement que ces renseignements soient connus.

Cependant, aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. La Fondation Olo ne peut donc pas assurer ou garantir la sécurité totale des renseignements que vous lui transmettez ou fournissez et vous le faites à vos propres risques. Elle ne peut pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de ses mesures de protection physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec la Fondation Olo aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec la Fondation Olo ». S’il survenait un incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels, la Fondation Olo s’engage à vous aviser dans les meilleurs délais suite à la connaissance de cet incident. Cette dernière prendra les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

Quels droits une personne détient-elle à l’égard de ses renseignements personnels?

Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, une personne dispose des droits suivants :

Accès : le droit de demander si la Fondation Olo traite des renseignements et, le cas échéant, de demander l’accès aux renseignements personnels. Sous réserve du droit applicable et, le cas échéant, du paiement d'une somme monétaire, la personne peut ainsi recevoir une copie des renseignements personnels que la Fondation Olo détient et certains autres renseignements la concernant;
Exactitude : la Fondation Olo est tenue de prendre des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels en sa possession sont exacts, complets, non trompeurs et à jour;
Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que la Fondation Olo détient;
Désindexation : le droit de demander de cesser de diffuser leurs renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à leur nom donnant accès à des renseignements si cette diffusion leur cause préjudice ou contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire (droit à l’effacement ou à l’oubli);
Anonymisation : le fait que l’organisme puisse au lieu de les détruire, anonymiser les renseignements personnels pour les utiliser, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes (ex : conservation des informations requises aux fins d’inspection fiscale éventuelle);
Le droit d’être informé lorsque vous faites l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé;
Le droit d’être informé lors du recours à une technologie d’identification, de localisation ou de profilage et des moyens offerts pour activer ces fonctions.

Enfin, il est également possible de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, plus particulièrement dans le pays, la province ou l’état dans lequel vous résidez normalement (au Québec, la Commission d’accès à l’information), dans lequel la Fondation Olo est située ou dans lequel une infraction présumée aux lois sur la protection des données a été commise.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec la Fondation Olo de la manière indiquée à la rubrique « Comment communiquer avec la Fondation Olo ».

Comment la Fondation Olo utilise-t-elle les témoins et les technologies similaires?

Pour obtenir des renseignements détaillés au sujet des témoins que la Fondation Olo utilise, veuillez-vous reporter à la section Politique sur les témoins (« cookies »), laquelle fait partie de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels (voir page 12).

Comment communiquer avec la Fondation Olo?

Pour poser des questions, formuler des commentaires ou une plainte à l’égard de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels ou à l’égard de renseignements personnels, exercer vos droits, déposer une plainte ou obtenir de l’information sur les politiques et pratiques de la Fondation Olo, concernant ses fournisseurs de services, communiquez avec la personne désignée comme agente de protection de la vie privée par courriel à l’adresse eboyer@fondationolo.ca, par téléphone (1 888 656-6372, poste 201) ou par la poste aux coordonnées suivantes :

Fondation Olo

À l’attention de Élise Boyer

Responsable de la protection des renseignements personnels

550, Sherbrooke Ouest, Tour Est, bureau 230,
Montréal (Québec) H3A 1B9

Comment la Fondation Olo met-elle à jour la présente politique sur la protection des renseignements personnels?

La Fondation Olo peut modifier le contenu de ses sites Web et sa façon d’utiliser les témoins sans préavis et, par conséquent, sa Politique sur la protection des renseignements personnels et sa Politique sur les témoins pourraient être modifiées de temps à autre à l’avenir. Vous êtes encouragez à les examiner chaque fois que vous visitez le site Web afin de demeurer informé de la manière dont sont traités les renseignements personnels.

La présente politique a été mise à jour pour la dernière fois le 30-08-2023.